Mairie et marchés publics : simplifier la gestion des contrats
Chaque année, les mairies signent et pilotent de nombreux marchés publics : travaux, prestations de services, fournitures… Autant de contrats à gérer, suivre et archiver dans le respect des règles. Or, cette gestion contractuelle est souvent fastidieuse, dispersée entre plusieurs services ou supports papier. Les risques sont nombreux : oubli d’échéance, perte de documents, non-conformité réglementaire…
Dans cet article, nous décryptons les principaux défis rencontrés par les collectivités, les obligations à respecter et les bonnes pratiques pour gagner en clarté. Et bien sûr, nous vous présentons Subclic, la solution pensée pour simplifier et sécuriser la gestion des actes de sous-traitance.
Pourquoi la gestion contractuelle est un défi pour les mairies
La plupart des communes, même de taille moyenne, gèrent chaque année des dizaines de marchés publics.
Derrière chaque marché : un contrat, des annexes, des échéances, des avenants… et souvent plusieurs interlocuteurs internes.
Dans les faits, la gestion est souvent répartie entre les services techniques, le secrétariat général et la direction des finances, sans outil centralisé. Résultat : des pertes d’informations, des oublis d’échéances ou une difficulté à retrouver un document clé en cas de contrôle.
Les collectivités doivent concilier rigueur administrative et manque de temps. D’où l’enjeu : structurer la gestion des contrats pour éviter les erreurs… et gagner en efficacité.
Quelles sont les obligations légales autour des marchés publics ?
La gestion des marchés publics est encadrée par le Code de la commande publique. Une fois un marché attribué, plusieurs obligations s’appliquent :
Le contrat signé doit être conservé pendant au moins 6 ans pour les marchés formalisés ;
Les échéances, reconductions, pénalités doivent être suivies et appliquées ;
Tout avenant doit être formalisé, daté et signé ;
En cas d’audit ou de contrôle (chambre régionale des comptes, préfecture…), la traçabilité des décisions est essentielle.
🧾 À retenir : conserver, suivre, justifier = les 3 piliers de la gestion conforme d’un marché public.
Les risques d’une mauvaise gestion contractuelle
Une gestion contractuelle mal organisée peut avoir de lourdes conséquences pour la collectivité :
⚠️ Échéance oubliée : reconduction tacite interdite dans de nombreux cas
🧾 Avenant non signé : mise en cause de la validité du marché
📂 Absence de documentation : défaut de transparence lors des contrôles
🔍 Manque de suivi : litiges avec les prestataires, désorganisation interne
😰 Pression sur les équipes : surcharge de travail en période de renouvellement ou de contrôle
Mieux vaut anticiper que réparer…
Bonnes pratiques pour fluidifier la gestion des contrats en mairie
Voici quelques pratiques pour simplifier la gestion des marchés publics :
📁 Centraliser tous les contrats dans un seul espace numérique partagé ;
🗓️ Programmer des rappels pour les échéances, reconductions et clauses importantes ;
🧩 Utiliser des modèles types pour les contrats, avenants, notifications ;
📌 Suivre les obligations contractuelles : délais, livrables, pénalités, réunions de suivi ;
🤝 Former et sensibiliser les équipes à ces enjeux (agents, responsables, élus).
Subclic, la solution pour piloter vos contrats publics en toute simplicité !
Une interface pensée pour les collectivités
Subclic propose une plateforme intuitive conçue pour les mairies et EPCI. En un coup d’œil, vous visualisez :
Vos marchés en cours et à venir ;
L’état des contrats : signés, en attente, à renouveler ;
L’ensemble des documents centralisés dans une fiche contrat claire.
Rappels, avenants, alertes : tout est automatisé
Subclic automatise les tâches chronophages :
Suivi des avenants : qui, quand, quoi ;
Alertes sur les avancées du processus contractuel
Archivage intelligent avec historique des modifications.
Gain de temps, conformité, sérénité
Grâce à Subclic, vous :
Supprimez les risques d’oubli ;
Simplifiez la préparation des contrôles ;
Facilitez la communication entre tous les collaborateurs.
FAQ – Contrats publics et collectivités:
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Tous les marchés publics : services, travaux, fournitures, même les petits montants.
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Oui, à condition qu’il respecte les exigences RGPD et de sécurité.
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En général, 6 ans minimum après la fin d’exécution (ou plus selon les règles internes).
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Oui, tout marché public doit être formalisé, même par une simple convention.
Conclusion : mieux piloter, c’est mieux servir
La gestion contractuelle, un levier de performance
En structurant la gestion de vos actes de sous-traitance, vous sécurisez vos procédures contractuelles, gagnez du temps et renforcez la transparence. C’est aussi un gage de confiance pour vos opérationnels.
Gagnez en sérénité avec Subclic
Ne laissez plus vos contrats vous échapper : testez Subclic et découvrez comment piloter vos marchés publics simplement et efficacement.
