Formulaires EXE : le guide complet des formulaires d'exécution des marchés publics
Une fois un marché public attribué et signé, son exécution donne lieu à de nombreux échanges entre l'acheteur et le titulaire : ordres de service, avenants, réception des prestations, sous-traitance, pénalités, résiliation… Pour encadrer ces étapes, la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) met à disposition des formulaires EXE.
Ces documents standardisés facilitent la gestion administrative et juridique des marchés publics en harmonisant les pratiques. Mais à quoi servent-ils exactement ? Sont-ils obligatoires ? Quels sont les principaux formulaires EXE ? Découvrez tout ce qu'il faut savoir.
Qu'est-ce qu'un formulaire EXE ?
Les formulaires EXE sont des modèles de documents destinés à accompagner l'exécution d'un marché public. Contrairement aux formulaires DC (utilisés lors de la candidature) ou aux formulaires ATTRI (utilisés pour l'attribution), les formulaires EXE interviennent après la notification du marché.
Ils permettent notamment de formaliser :
les décisions de l'acheteur ;
les modifications du contrat ;
les opérations de réception ;
les actes liés à la sous-traitance ;
certaines étapes administratives de l'exécution.
Leur objectif est de sécuriser les échanges entre les parties et d'assurer une traçabilité des décisions prises pendant toute la durée du contrat.
À quoi servent les formulaires EXE ?
L'exécution d'un marché public peut s'étaler sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Durant cette période, de nombreux événements peuvent nécessiter la production de documents officiels.
Les formulaires EXE permettent notamment de :
uniformiser les pratiques des acheteurs publics ;
faciliter la gestion administrative des marchés ;
sécuriser juridiquement les décisions ;
conserver une trace des modifications et des échanges ;
simplifier les contrôles et les audits.
Ils constituent ainsi un véritable outil de pilotage des contrats publics.
Les principaux formulaires EXE
l existe plusieurs formulaires EXE, chacun répondant à une situation précise.
EXE1 : Notification du marché
Le formulaire EXE1 permet de formaliser la notification du marché au titulaire lorsque cela est nécessaire.
Il rappelle notamment :
les références du marché ;
l'identité des parties ;
la date de notification ;
les principales caractéristiques du contrat.
La notification marque généralement le point de départ de l'exécution des prestations.
XE2 : Avenant
Le formulaire EXE2 est utilisé pour formaliser un avenant, c'est-à-dire une modification du marché en cours d'exécution.
Il peut concerner :
une évolution des prestations ;
une modification des délais ;
une variation du montant ;
un changement de titulaire dans certains cas prévus par la réglementation.
EXE3 : Décision de poursuivre
Dans les marchés de travaux, le formulaire EXE3 peut être utilisé lorsqu'il est nécessaire de poursuivre les prestations dans les conditions prévues par les documents contractuels.
Il permet de formaliser cette décision dans un cadre sécurisé.
EXE4 : Réception des prestations
Ce formulaire permet de constater officiellement la réception des travaux, fournitures ou services.
Il précise notamment :
la date de réception ;
les éventuelles réserves ;
les observations formulées ;
la décision de réception.
La réception constitue une étape essentielle puisqu'elle déclenche souvent les garanties contractuelles.
EXE5 et suivants
Selon les besoins, d'autres formulaires EXE peuvent être utilisés pour accompagner certaines situations particulières liées à l'exécution du marché, comme la résiliation, les décisions administratives ou les opérations spécifiques prévues par les documents contractuels.
Les formulaires EXE sont-ils obligatoires ?
Non.
Les formulaires EXE sont des modèles proposés par la Direction des Affaires Juridiques (DAJ). Leur utilisation n'est généralement pas obligatoire.
Les acheteurs peuvent :
utiliser les modèles officiels ;
adapter les formulaires à leurs besoins ;
créer leurs propres documents, à condition qu'ils respectent les exigences réglementaires.
En pratique, de nombreuses collectivités utilisent ces modèles afin de gagner du temps et d'assurer une meilleure sécurité juridique.
EXE, DC et ATTRI : quelles différences ?
Les formulaires interviennent à différentes étapes de la vie d'un marché public.
| Famille de formulaires | Moment d'utilisation | Objectif |
|---|---|---|
| DC | Phase de candidature | Constituer le dossier du candidat |
| ATTRI | Attribution du marché | Formaliser le choix du titulaire |
| EXE | Exécution du marché | Suivre la vie du contrat après sa notification |
Pourquoi utiliser les formulaires EXE ?
Le recours aux formulaires EXE présente plusieurs avantages.
Ils permettent de :
harmoniser les pratiques entre services ;
limiter les oublis administratifs ;
sécuriser les modifications du marché ;
faciliter le suivi documentaire ;
améliorer la traçabilité des décisions ;
préparer les contrôles internes ou externes.
Pour les marchés complexes ou de longue durée, ils constituent un véritable outil de gestion contractuelle.
Les formulaires EXE et la dématérialisation
Aujourd'hui, la majorité des marchés publics sont gérés de manière dématérialisée. Les formulaires EXE peuvent être intégrés à des plateformes de gestion des contrats, permettant de :
centraliser tous les documents d'exécution ;
automatiser les circuits de validation ;
suivre les avenants et décisions en temps réel ;
conserver un historique complet des échanges ;
faciliter les signatures électroniques.
Pour les acheteurs publics comme pour les entreprises titulaires, cette dématérialisation améliore la traçabilité, réduit les risques d'erreur et simplifie le pilotage des marchés.
Bonnes pratiques pour gérer les formulaires EXE
Afin d'assurer une exécution fluide des marchés publics, il est recommandé de :
utiliser des modèles à jour ;
conserver tous les formulaires dans une contrathèque centralisée ;
faire signer les documents par les personnes habilitées ;
assurer un suivi des modifications apportées au marché ;
archiver les formulaires pendant toute la durée légale de conservation.
Une bonne gestion documentaire contribue à sécuriser l'exécution du contrat et à limiter les risques de contentieux.
FAQ – Formulaires EXE
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EXE désigne la famille des formulaires d'exécution des marchés publics. Ils servent à formaliser les différentes étapes administratives intervenant après la notification du marché.
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Non. Ils sont proposés par la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) comme modèles. Les acheteurs peuvent les utiliser, les adapter ou créer leurs propres documents.
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Les formulaires EXE interviennent pendant toute la phase d'exécution du marché : avenants, réception des prestations, décisions administratives, modifications du contrat ou autres actes liés à son suivi.
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Les formulaires DC sont utilisés lors de la candidature des entreprises, tandis que les formulaires EXE servent à gérer le marché une fois celui-ci attribué et notifié.
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Ils permettent de sécuriser juridiquement l'exécution des marchés, d'harmoniser les pratiques administratives et d'assurer une meilleure traçabilité des décisions prises tout au long du contrat.
