Mairie et marchés publics : simplifier la gestion des contrats

Introduction

Les marchés publics représentent un levier essentiel pour le développement des territoires. Pourtant, leur gestion contractuelle reste souvent lourde et chronophage pour les collectivités. Cet article vous guide pour simplifier efficacement vos procédures, avec des outils adaptés comme Subclic.

Comprendre les marchés publics pour mieux les simplifier

Qu’est-ce qu’un marché public ?

Un marché public est un contrat administratif passé entre une collectivité (ou tout autre acheteur public) et une entreprise pour répondre à un besoin en travaux, fournitures ou services. Ces contrats sont encadrés par le Code de la commande publique et doivent respecter les principes de transparence, égalité de traitement et libre accès à la commande.

📌 À noter : Toute dépense publique supérieure à un certain montant implique une procédure spécifique, qui varie selon la nature du marché.

Types de contrats dans les marchés publics

Les principaux types de contrats sont :

• 🧱 Marchés de travaux : construction, réhabilitation, entretien.

• 📦 Marchés de fournitures : achat de biens matériels (mobilier, informatique...).

• 👨‍💻 Marchés de services : prestations intellectuelles, nettoyage, sécurité, etc.

📌 Le saviez-vous ?

Des contrats plus spécifiques comme les accords-cadres ou marchés à bons de commande permettent d'adapter la passation à la nature du besoin.

Qui sont les acteurs impliqués ?

Acheteurs publics :

• Mairies

• Établissements publics (EPCI, CCAS, etc.)

• Services de l’État (préfecture, rectorat...)

• Hôpitaux publics

Entreprises candidates et sous-traitants :

• PME, ETI, grands groupes

• Artisans ou auto-entrepreneurs

• Sous-traitants de rang 1 ou 2

📌 Conseil d'expert : Il est essentiel de bien définir les rôles dès la phase de soumission pour éviter toute confusion en phase d’exécution du contrat.

Pourquoi simplifier la gestion des contrats des marchés publics ?

Complexité administrative : un frein à l'efficacité

Entre la diversité des documents à fournir, les contraintes de conformité, et les délais à respecter, la gestion contractuelle est un vrai parcours du combattant pour les collectivités.

📊 Chiffre clé : En moyenne, une mairie consacre plus de 20 % de son temps administratif à la gestion des marchés publics.

Risques liés à une mauvaise gestion des contrats

• ❌ Non-conformité juridique (clauses absentes, DC4 non transmis)

• ⏱ Retards dans la validation ou l’agrément

• 💸 Surcoûts liés aux avenants ou à une mauvaise estimation des montants

• 🔍 Manque de traçabilité sur l’historique du marché

• ⚠️ Erreurs dans les conditions de paiement

📌 Point de vigilance : Une erreur sur une rubrique contractuelle peut entraîner l’annulation du marché ou des pénalités financières.

Avantages de la simplification contractuelle

⏳ Gain de temps et d’efficacité

📊 Chiffre clé : jusqu’à 30 % de temps économisé avec un outil de gestion contractuelle centralisée.

✅ Meilleure conformité aux réglementations

• DC4 correctement rempli

• Pièces administratives à jour

• Contrats numérotés et archivés

💰 Optimisation des ressources financières

Des contrats clairs permettent d’éviter les doublons, retards de paiement ou surcoûts.

📌 Avantage clé : Une contractualisation bien menée sécurise l’exécution du marché.

Comment simplifier efficacement la gestion des contrats publics ?

Digitalisation des procédures

La dématérialisation permet de créer, suivre et signer les contrats directement en ligne.

📌 Mythe vs réalité : “La digitalisation est trop complexe.” → Faux : avec des outils comme Subclic, c’est intuitif et rapide.

Centralisation et pilotage simplifiés

🗂 Centraliser les documents et informations clés

Checklist :

• Acte d'engagement

• Cahier des clauses administratives

• DC1 / DC2 / DC4

• RIB et attestations fiscales

📊 Tableau de bord pour suivre les opérations en temps réel

Suivi des dates, documents signés, relances automatiques…

📌 Cas concret : Une commune de 12 000 habitants a divisé par 2 le temps de traitement des demandes d’agrément via Subclic.

Outils de contractualisation numérique

Créer et gérer les contrats en ligne

✅ Modèles intégrés

✅ Rédaction guidée

✅ Signature électronique

📌 Astuce pratique : Utilisez Subclic pour générer automatiquement le DC4 avec les bons montants, noms et numéros de marché.

Sécurisation et conformité

📁 Gérer et sécuriser les documents administratifs

Stockage chiffré, accès restreint par profil

✅ Veiller à la conformité réglementaire des contrats

Respect des délais de transmission

Conditions de paiement claires

Acceptation du sous-traitant par écrit

📌 Erreurs fréquentes : signature manquante, TVA mal renseignée, rubrique laissée vide.

Cas pratiques : des mairies qui ont simplifié leurs marchés publics

Étude de cas : mairie ayant adopté une plateforme numérique

La mairie de Lormont (Gironde) gérait auparavant ses marchés via des tableurs partagés et des classeurs papier. Résultat : des délais de traitement longs, des oublis de pièces et un manque de traçabilité sur les sous-traitants.

Avec la mise en place d’un outil numérique de gestion des contrats, l’équipe a pu :

• Créer des modèles standardisés de marchés

• Centraliser tous les documents (DC4, contrats, avenants…)

• Suivre en temps réel l’état des signatures, validations, agréments

📌 Cas concret : un agent administratif peut désormais préparer un contrat complet en moins de 15 minutes, contre plus d’1h auparavant.

Résultats concrets après simplification

Chiffres clés observés après 6 mois :

• ⏱ Temps de traitement divisé par 2

• 📂 100 % des pièces contractuelles retrouvables en moins de 10 secondes

• 😊 87 % de satisfaction des agents utilisateurs

• 📉 Réduction de 30 % des erreurs liées aux pièces manquantes

📌 Chiffre clé : 8 jours gagnés par marché traité.

Comment Subclic vous aide à simplifier vos marchés publics ?

Notre solution pour gérer vos contrats facilement

Subclic est une plateforme SaaS pensée spécifiquement pour les acheteurs publics et leurs partenaires. Elle facilite la gestion de toutes les étapes contractuelles d’un marché public, de la rédaction à l’archivage.

✍️ Contractualisation en ligne simplifiée

• Modèles personnalisés

• Génération automatique de DC4, contrats et avenants

• Signature électronique sécurisée

📸 Capture écran Subclic : formulaire de génération de contrat pré-rempli à partir du marché

📊 Centralisation efficace via un tableau de bord intuitif

• Suivi des marchés en cours et des documents manquants

• Relances automatiques et alertes

• Historique complet de chaque contrat

📌 Tableau de bord Subclic : liste des marchés + statut (à signer / en cours / archivé)

🧾 Gestion facilitée des demandes d’agréments et DC4

• Checklist intégrée

• Workflow de validation simple

• Notifications aux sous-traitants et aux titulaires

📌 Astuce pratique : Subclic génère un tableau d’agréments prêt à l’envoi pour la maîtrise d’ouvrage.

Pourquoi choisir Subclic ?

🔒 Sécurisation des données et conformité renforcée

• Hébergement souverain (OVHcloud)

• Stockage et transfert des documents cryptés

• Mises à jour réglementaires automatiques (code de la commande publique)

🤝 Plus de 40 000 entreprises nous font déjà confiance

Nos clients ? Des mairies, des bailleurs sociaux, des ministères… et surtout des équipes qui veulent se concentrer sur leur mission, pas sur l’administratif.

FAQ – Vos questions fréquentes sur les marchés publics

• Quelle différence entre marché public et délégation de service public ?

  Un marché public est un contrat de prestation ; une DSP délègue un service public à un opérateur privé.

• Quels sont les principes fondamentaux de la commande publique ?

  • Liberté d’accès

  • Égalité de traitement

  • Transparence des procédures

• Qui peut candidater à un marché public ?

  Toute entreprise répondant aux critères techniques et administratifs définis dans l’avis de marché.

• Qu’est-ce que la règle de l’allotissement ?

  Un marché doit être divisé en lots sauf justification contraire. Objectif : ouvrir à un plus grand nombre de candidats.

• Quels textes de lois encadrent les marchés publics ?

  Principalement le Code de la commande publique, entré en vigueur en 2019. Il regroupe les règles applicables à la passation, l’exécution et la modification des marchés.

  📌 À noter : les règles s’appliquent également aux avenants, actes de sous-traitance et documents contractuels annexes.

  📌 Mythe vs réalité : “Seules les grandes collectivités sont concernées.” → Faux : toute commune doit respecter ces règles, quel que soit le montant.

Conclusion

Les marchés publics sont essentiels au fonctionnement des collectivités, mais leur gestion contractuelle reste un défi administratif. Grâce à une bonne compréhension des obligations, à la digitalisation des processus et à des outils comme Subclic, les mairies peuvent enfin reprendre le contrôle sur leurs contrats.

🎯 Subclic permet de :

1. Sécuriser vos procédures

2. Réduire les délais

3. Simplifier les échanges avec les entreprises

Et surtout : se concentrer sur le service public, pas sur la paperasse.

→ Rendez-vous sur subclic.com

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